untuk siswa ato mahasiswa,ataupun yang sealmamater dengan saya POLBAN..
hehe so eksis..
saya mau berbagi ilmu dengan kalian karena saya sudah pernah merasakan betapa susahnya
mencari materi ini..
hehe...
EVALUASI ARSIP
Seperti administrator dari setiap fungsi bisnis lainnya, manajer catatan secara teratur harus mencari jawaban atas pertanyaan ini, seberapa baik program pertemuan tujuannya?Meskipun pertanyaan sederhana, evaluasi program catatan manajemen kompleks karena ruang lingkup perusahaan program macam tersebut. Evaluasi melibatkan menilai efisiensi file, prosedur pengajuan, dan peralatan pengarsipan untuk memastikan masing-masing berfungsi dengan baik dalam sistem. Masing-masing elemen dalam program manajemen catatan dibahas dalam bagian ini.
Satu aturan praktis merekomendasikan bahwa evaluasi atau audit dilakukan setidaknya setiap dua tahun, untuk menjawab jenis pertanyaan yang ditunjukkan pada Gambar 18-16. Setelah kelemahan dalam program manajemen catatan telah diidentifikasi oleh audit, langkah perbaikan, seperti kontrol catatan ditingkatkan, dapat dilembagakan.
Gambar 18-16
Audit factor Pertanyaan khusus
1. cakupan program manajemen catatan, Ruang lingkup program pengelolaan catatan a. Bagaimana program terorganisir ?
b. Berapa banyak file yang sedang digunakan ?
2. jenis sistem pengarsipan dan metode pencarian, pengambilan a. apa sistem pengarsipan yang digunakan?
b. apa jenis kontrol yang digunakan (biaya sekolah, referensi silang, dll)?
c. bagaimana pribadi, rahasia, dan file departemen dikendalikan?
3. catatan personil
a. Siapa yang melakukan pengajuan dan menemukan?
b. Bagaimana mereka diawasi?
c. Seperti apa kinerja standar yang berlaku?
4. catatan pengguna
a. Siapa yang menggunakan file?
b. Apa yang dilakukan pengguna memiliki akses ke file?
5. catatan kontrol prosedur
a. Apakah pengajuan kebijakan dan prosedur pengajuan yang dibangun?
b. Apakah catatan manual yang tersedia dan digunakan?
c. Apakah catatan program retensi dan disposisi yang berlaku?
Menggunakan rasio efisiensi
Selama bertahun-tahun, pedoman telah dibuat oleh manajer untuk mengevaluasi catatan efisiensi program catatan. Dinyatakan sebagai rasio efisiensi, yang paling berguna dari panduan ini adalah:
ANGKA KECERMATAN ARSIP (AK)
Angka kecermatan adalah merupaka angka perbandingan antar jumlah warkat yang tidak ditemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK) dan dinyatakan denga presentase. Angka kecermatan Arsip adalah untuk menentukan apakh sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang digunakan sesuai atau tidak.
Yang perlu diperthatikan :
Apabila AK=3% berarti penyelenggaraan penyimpanan kembali pada posisi kritis (tidak batas)
Apabila AK < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali cukup baik atau VALID
Apabila AK > 3% maka sistem yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk penyempurnaan lebih lanjut.
Angka kecermatan arsip berkaitan dengan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Rumus Angka Kecermatan Arsip (AK)
AK=(ϵ WTK)/ϵWK X 100%
Apabila AK menunjukan presentase yang semakin tinggi/besar maka sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan kurang baik tetapi sebaliknya apabila presentasenya kecil maka sistem penyimpanan semakin baik.
ANGKA PEMAKAIAN ARSIP (AP)
Angka Pemakaian Arsip adalah sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan dengan jumlah seluruh arsip yang ada pada suatu perusahaan/organisasi. Angka Pemakaian berkaitan dengan penyusunan arsip perusahaan.
Rumus untuk menghitung AP
AP=(Jumlah permintaan arsip)/(jumlah seluruh arsip) X 100%
Rasio referensi:
(jumlah record yang diminta)/(jumlah record yang diajukan)
Untuk mengilustrasikan, audit manajemen catatan menunjukkan dokumen yang diminta 600 dari total file 12.000. Rasio referensi 0,5 atau 5 persen. Rasio referensi dari 5 persen atau kurang biasanya dianggap rendah dan menunjuk ke kebutuhan untuk mentransfer catatan dari penyimpanan aktif untuk arsip atau bahkan mungkin menghancurkan mereka. Di sisi lain, jika rasio tersebut adalah 20 persen atau lebih besar, file tersebut dianggap aktif dan harus dipertahankan.
2. Ratio Akurasi
(jumlah record yang ditemukan)/(jumlah record yang diminta)
Sebagai contoh, 9.250 dari 9.500 catatan yang diminta yang ada. Ini berarti bahwa ada 97,37 persen akurasi untuk sistem pengarsipan dan bahwa file-file tersebut dalam kondisi operasi sangat baik. Jika rasio ini turun di bawah 97 persen, file harus dipelajari dengan hati-hati, terutama untuk masalah-masalah:
1. terlalu banyak file swasta (seperti di meja eksekutif '),
2. pengindeksan dan coding yang tidak benar,
3. miskin biaya-prosedur, dan
4. Cukup silang indek dan referensi.
Dengan langkah-langkah umum efisiensi sebagai alat evaluasi, adalah mungkin untuk memperoleh data tujuan terhadap efektivitas operasi program catatan. Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk perbaikan lebih lanjut dari program manajemen total catatan.
Mengevaluasi Peralatan Filing
Karena catatan personil sangat bergantung pada alat-alat dan peralatan dalam pelaksanaan pekerjaan mereka, penilai tujuan peralatan tersebut harus dibuat sebagai salah satu ukuran dari efisiensi sistem pengarsipan. Dalam penelitian, semua komponen sistem pengarsipan yang berinteraksi dengan peralatan yang harus dimasukkan, seperti
1. waktu yang diperlukan untuk menggunakan peralatan, termasuk manfaat relatif dari menggunakan peralatan seperti terbuka-rak lemari laci arsip versus
2. Metode yang digunakan oleh para pekerja, seperti apakah penggunaan peralatan tertentu mengurangi waktu transportasi dari catatan.
3. fleksibilitas dari peralatan tersebut untuk memenuhi perubahan kebutuhan
4. keandalan peralatan untuk fungsi dan ketersediaan layanan pada peralatan mesin memastikan downtime minimal
5. biaya pembelian dan operasi peralatan
6. bahan, seperti panduan dan folder yang diperlukan dalam menggunakan peralatan tersebut, dan
7. lain-lain faktor, seperti pelatihan yang dibutuhkan personil untuk menggunakan peralatan, dan ruang yang diperlukan untuk menggunakannya
Rangkuman
untuk mengontrol meningkatnya jumlah catatan, yang kebanyakan bentuk kantor, perusahaan telah mengembangkan program catatan manajemen. di perusahaan-perusahaan besar, program-program ini merupakan bagian dari fungsi pelayanan administrasi, dalam perusahaan-perusahaan kecil, catatan manajemen merupakan tanggung jawab tambahan aom tersebut.
catatan program pengelolaan meliputi siklus hidup catatan:
1. tahap penciptaan, yang bertujuan untuk mencegah keturunan dari catatan yang tidak dibutuhkan tetapi yang membutuhkan desain yang efektif dari semua bentuk dimulai
2. tahap penyimpanan, yang meliputi pengawasan semua prosedur pengajuan, peralatan, dan perlengkapan
3. fase pencarian, yang bertujuan untuk akses cepat ke kertas serta catatan otomatis
4. tahap pemeliharaan, yang mencakup survei terhadap semua catatan, pengembangan jadwal untuk mempertahankan catatan tersebut, dan penyisihan perlindungan yang memadai dari catatan, dan
5. tahap disposisi, yang berkaitan dengan mentransfer dan menyimpan catatan aktif dan menghancurkan catatan tidak dibutuhkan.
catatan program manajemen harus benar diatur dan dioperasikan. selama operasi tersebut, evaluasi program ini dilakukan dengan menggunakan teknik khusus, seperti audit catatan, rasio efisiensi, dan penilaian terhadap efektivitas peralatan filing.
program pengelolaan Records harus terorganisasi dengan baik dan dioperasikan. Selama operasi tersebut, evaluasi program ini dilakukan dengan menggunakan teknik khusus, seperti audit catatan, rasio efisiensi, dan penilaian terhadap efektivitas peralatan filing.
Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi arsip
Jenis sistem pengarsipan dan metode pencarian, pengambilan
Sistem penyimpanan arsip merupakan kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk dapat dipergunakan secara aman. Sistem penyimpanan arsip dapat baik dan teratur apabila dapat menggunakan sistem tersebut dengan aturan yang ada dan dapat mencerminkan keberhasilan suatu perusahaan dalam mengelola kegiatan. Tujuan dari penataan yang baik adalah:
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan dengan cepat dan tepat
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip atau bahkan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Langkah – langkah penyimpanan arsip:
Collecting maksudnya adalah semua surat yang masuk harus diterima dan dikumpulkan pada suatu tempat (dalam hal ini penerima surat)
Inspecting artinya setelah surat diterima kemudian dilakukan pengecekan atau pemeriksaan kebenaran dari surat tersebut apakah benar perusahaan/pegawai dari kantor tersebut. Jangan sampai surat yang masuk salah alamat
Indeksing yaitu mempunyai arti semua surat yang telah melalui pembukaan surat harus diberi indeks sesuai dengan peraturan mengindeks
Coding yaitu surat yang telah diberi indeks juga harus diberi kode surat sesuai dengan sistem yang digunakan atau dpakai berdasarkan klasifikasi arsip
Placing yaitu menyimpan surat yang telah diproses baik sudah diberi indeks dank kode yang siap untuk disimpan sesuai dengan sistem yang digunakan
Penyimpanan arsip perlu dilakukan agar supaya memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan atau dibutuhkan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode/sistem penyimpanan arsip, sebagai berikut:
Sistem abjad
Sistem geografis
Sistem nomor
Sistem subjek
Sistem kronologi
Sistem warna
2. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP
Peralatan yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan arsip yang sesuai dengan kebutuhan atau memadai akan semakin percaya diri bagi pengelola bersangkutan dan tentunya akan semakin mudah baik untuk menyimpan ataupun menemukan kebali arsip bagi suatu organisasi.
Sebelum memutuskan membeli peralatan, harus mempertimbangkan beberapa kriteria:
Biaya – biaya yang diperhatikan sejauh mana perusahaan/organisasi mampu untuk memenuhi kebutuhan akan peralatan yang diperlukan dengan mengeluarkan biaya yang cukup besar dengan melihat manfaat dari pengeluaran tersebut.
Ruangan, dengan adanya peralatan yang cukup harus didukung pula dengan ruangan yang memadai sehingga peralatan yang baru dibeli bisa ditempatkan pada ruangan yang cukup baik tata ruangannya maupun penempatan peralatan beserta perlengkapannya. Dengan adanya ruangan yang cukup akan mempermudah untuk menata layout ruangan yang baik.
Jenis arsip-arsip atau dokumen jenis apa yang akan disimpan oleh pengelola, dengan mengetahui jenis arsip maka akan dengan mudah menentukan peralatan apa yang akan dibeli sehingga sesuai dengan kebutuhan.
Frekuensi pemakaian – dengan adanya peralatan yang cukup memadai bagi suatu organisasi, maka harus didukung pula oleh beberapa banyak arsip yang disimpan, seberapa sering arsip itu disimpan pada peralatan tersebut dengan kata lain apakah arsip yang disimpan itu frekuensinya tinggi atau tidak, sehingga kita perlu mempertimbangkan jenis arsip yang disimpan.
Tingkat keamanan, dalam arti dengan menggunakan peralatan arsip yang memadai akan meningkatkan pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Oleh karena itu, penyimpanan arsip dengan menggunakan perlatan yang aman mutlak harus dimiliki sehingga tidak ada alasan bahwa arsip itu hilang atau dipinjam atau tidak kembali.
Garansi, setiap pembelian peralatan arsip pastikan bahwa barang itu bergaransi sehingga ketika ada kerusakan terhadap peralatan tersebut tidak perlu mengeluarkan biaya yang lebih banyak bila garansi itu masih ada.
After Sales Service, selain peralatan yang bergaransi juga pastikan bahwa purna jualnya dari bagus dalam arti sejauh mana kita mendapatkan service dari peralatan yang kita beli, kemudahan yang diperoleh terhadap peralatan tersebut.
Disamping kriteria di atas, perlu juga memperhatikan faktor kecakapan atau keterampilan petugas arsip, dimana dengan adanya petugas yang terampil dan handal akan mempengaruhi keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang arsiparis. Semakin terampil petugas atau tenaga yang dimilikinya akan semakin baik pula dalam pelaksanaan pengelolaan arsip apalagi didukung dengan peralatan yang memadai.
3. PEMINJAMAN ARSIP
Yaitu keluarnya arsip/dokumen dari tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain oleh perseorangan atau organisasi baik secara interen atau eksteren sehingga arsip tersebut tidak berada pada tempatnya.
Adapun tujuan diadakan pencatatan terhadap arsip yang keluar adalah supaya petugas atau pegawai kearsipan dapat mengetahui dimana arsip berada, siapa yang meminjam, kapan dipinjam dan kapan waktu pengembaliannya.
Yang perlu diperhatikan dalam tata cara peminjaman arsip:
Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip
Siapa yang memperbolehkan meminjam arsip
Penetapan jangka waktu peminjaman
Tata cara peminjaman
Semua peminjam arsip harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap 3(tiga)
Lembar 1 (putih) disimpan sebagai pengganti arsip yang dipinjam
Lembar 2 (hijau) disimpan pada bagian pengelola arsip
Lembar 3 (biru) diberikan pada peminjam
Batas waktu peminjaman paling lama adalah tiga hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjaan dalam kota, dan tujuh hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjaan di luar kota. Apabila ada pejabat yang memerlukan arsip dalam waktu misalnya satu bulan, maka kepada yang bersangkutan dapat dibuatkan duplikasinya.
Pengembalian arsip
Setelah selesai digunakan, pada prinsipnya arsip yang dipinjam sesegera mungkin dikembalikan dan arsip dimasukkan kembali ke dalam map semula dimana arsip itu diambil. Apabila pencatatan peminjaman arsip dilakukan pada kartu atau lembar peminjaman arsip, maka proses berikut harus dilakukan, yaitu
Lembar 1 dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa arsip telah dikembalikan
Lembar 2 yang berada dalam map dicabut untuk diganti dengan arsip yang telah dikembalikan ke berberkas semula
Lembar 3 disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah arsip yang pernah dipinjam
PEMELIHARAAN ARSIP
Suatu organisasi baik pemeritahan maupun swasta perlu sekali mengadakan pemeliharaan terhadap arsip atau dokumen secara rutin untuk menghindari adanya kerusakan arsip yang ada. Pemeliharaan arsip dalam arti suatu kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip akibat beberapa sebab. Sedangkan tujuan diadakannya pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut:
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri
Setiap pejabat suatu oraganisasi bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dan melakukan pengawasan apakah arsip sudah disimpan pada tempatnya atau belum
Penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengevaluasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur atau tidak
PENYUSUTAN ARSIP
Merupakan suatu kegiatan pengurangan arsip dengan jalan:
Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan berlaku
Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI
Tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
Menghemat ruangan, peralatan dan perlenkapan
Mempercepat penemuan kembali arsip
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah
Pedoman penyusutan
Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut jadwal retensi atau daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan arsip beserta penetapan musnah atau disimpan permanent arsip tersebut. Guna jadwal adalah
Kegunaan Administratif
Untuk memisahkan
Memudahkan pencarian arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersipfat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
Kegunaan Ilmiah
Arsip in-aktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah
Yang dijadikan pedoman dalam menyusutkan arsip adalh dilihat dari penggolongan arsip:
Arsip/dokumen vital
Arsip/dokumen penting
Arsip/dokumen berguna
Arsip/dokumen tak berguna
